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规章制度

档案管理制度

2016年12月26日 20:23 

团委档案是团委工作连续性,有序性的有力保障,为实现工作的正规化,以提高工作效率,特制订此制度。

以团委办公室为中心,由各部门参与档案管理,负责档案材料的积累、收集、整理、移交工作,团委档案由办公室统一分类管理;包括日常档案的收集、整理以及保管工作。各部门也应该有一文件夹将本部门的各类材料及时保存,以便将来参考。每月各部门进行一次档案清理(包括会议记录、值班记录、工作计划、工作总结、相应部门材料),将相关材料交于办公室归档备案。

一、团委档案的分类及内容

1、团委档案分类为:各类文件类、会议记录类、工作计划类活动内容及工作总结类及其他共五类。

有关档案都将据此分类

(1)文件类:文件(包括校学生会下发的文件、各部门下发的活动通知、申请表、申报表、签到表、文件模板、奖状模板等)必须保存有电子档或纸质档。

(2)会议记录类:各个部门根据各自部门会议情况包括会议时间、地点、会议内容、会议签到情况。于每月28日把本部门会议记录与会议签到交由办公室存档;部长例会由办公室负责会议记录和会议签到并存档。

(3)工作计划类:团委各部门每学期工作开始(开学第一、二周)都应向团委主席团呈交一份详细的工作计划,做出本部门在本学期内的各项工作设想。此工作计划保留存档,作为本部门日后开展活动的重要依据。

(4)活动内容类:团委各部门组织活动应当制定活动通知和计划书(策划书),并于活动结束后及时做出活动总结,并把工作总结、活动通知、活动策划、活动获奖情况于活动结束后一周内交于办公室,此工作计划保留存档,以利于期末部门考核时起参照作用

(5)工作内容类:各部门于学期末要上交一份各项工作的详细记录(活动汇总表)。

2、团委成员档案管理:

(1)团委干部各学期的工作总结以及平时考核成绩的评定;(2)团委各部门部长与委员的联系方式。 (3)各类材料均一式两份。

二、档案管理原则

1、当有办公室人员在场时,直接由办公室负责归档;

2、办公室人员不在时,应及时通知相关人员,及时整理归档;

3、档案一旦遗失,办公室人员应立即上报有关部门并及时补档;4、办公室人员必须定期整理核查档案。

5、属于我院分团委的所有档案及文件,由分团委决定公布,未经分团委同意,任何组织和个人无权公布,护理学院其他文件及文字资料是否为分团委档案,由分团委决定。

   

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